Với dân văn phòng, thành thạo các hàm excel thường dùng trong văn phòng là một lợi thế lớn trong công việc. Excel trang bị cho người dùng những bộ công cụ có nhiều chức năng xử lý thông tin chính xác và nhanh chóng.
Các hàm excel thường dùng trong văn phòng
Hàm đếm COUNT
COUNT là hàm đếm cơ bản trong các hàm trong excel được sử dụng thường xuyên và phổ biến. Hàm đếm COUNT được sử dụng khi bạn có một trang tính với những cơ sở dữ liệu lớn và bạn cần thống kê được trong trang tính đó có chưa bao nhiêu đối tượng bạn muốn đếm. Thay vì bạn phải ngồi đếm số lượng ô trong bảng tính bằng cách thủ công, bạn có thể sử dụng hàm COUNT với cú pháp =COUNT(value1:value2)
Ví dụ: Bạn cần đếm số lượng ô từ ô D5 đến ô D14, bạn có thể sử dụng hàm COUNT, nhập trên bảng tính =COUNT(D5:D14).
Xem thêm: Cách tính điểm ưu tiên trong excel bằng hàm if
Hàm đếm với điều kiện cụ thể COUNTIF
Hàm đếm COUNTIF với điều kiện vùng chọn cụ thể. Hàm COUNTIF là hàm excel trong các hàm trong excel cũng có chức năng đếm nhưng có kèm theo điều kiện cụ thể. Bạn có thể đếm được số lượng ô có chứa điều kiện trong vùng chọn. Cú pháp sử dụng hàm COUNTIF như sau: =COUNTIF(Vùng đếm,điều kiện)
Giải thích cú pháp:
- Vùng đếm: vùng đếm có nghĩa là các ô có chứa dữ liệu liên tiếp. Vùng đếm có thể chứa các đối tượng là các số, mảng phạm vi có chứa số. Trong vùng đếm, các ô có giá trị trống (những ô không có dữ liệu) hoặc những ô có giá trị được biểu thị bằng chữ được bỏ qua.
- Điều kiện: Đây là điều kiện để đếm dữ liệu. Điều kiện có thể là số hoặc biểu thức, hoặc những điều kiện tham chiếu, những chuỗi văn bản để xác định bạn sẽ đếm ô nào. Nếu điều kiện là chuỗi văn bản, bạn phải đặt điều kiện trong ngoặc kép, ví dụ như “điều kiện”
Vùng đếm và điều kiện là 2 giá trị bắt buộc trong hàm COUNTIF
Lưu ý khi sử dụng hàm COUNTIF:
- Hàm COUNTIF sẽ cho kết quả sai khi bạn dùng nó để khớp chuỗi dài quá 255 ký tự. Nếu như chuỗi dài quá 255 ký tự, bạn nên chuyển sang dùng hàm CONCATENATE hoặc có thể sử dụng ghép nối “&”. Cú pháp ghép nối: =COUNTIF(A1:A9,“chuỗi dài”&”chuỗi dài 2”)
- Đảm bảo điều kiện được ghi trong dấu ngoặc để xuất được kết quả chính xác nhất.
- Với công thức hàm COUNTIF sử dụng tham chiếu đến 1 ô hay 1 vùng chọn trong bảng tính đóng sẽ cho kết quả #VALUE. Khắc phục lỗi bằng cách bạn hãy mở bảng tham chiếu lên.
- Điều kiện sử dụng trong hàm không phân biệt chữ thường và chữ hoa
- Hàm có thể xuất ra giá trị không chính xác khi các giá trị văn bản có chứa khoảng trắng ở cuối và đầu hoặc các trích dẫn của bạn chưa thống nhất.
Ví dụ: Chúng ta có bảng dữ liệu sau và yêu cầu thống kê số lượng nam trong bảng
Ta sử dụng cú pháp hàm COUNTIF như sau: =COUNTIF(I8:I23,“Nam”) Trong đó, I8:I23 là vùng chọn, “Nam” là điều kiện đếm.
Hàm đếm COUNTIFS với nhiều điều kiện
Sử dụng hàm COUNTIFS khi có nhiều điều kiện. Khi muốn xuất ra kết quả với hai hay nhiều điều kiện cụ thể, bạn có thể sử dụng hàm đếm COUNTIFS với cú pháp: =COUNTIFS(vùng chọn 1, điều kiện 1, vùng chọn 2, điều kiện 2,…)
Ví dụ bạn phải xuất ra kết quả số lượng sinh viên nữ ở lớp QLHDTTVH37A2. Bạn sử dụng hàm COUNTIFS với cú pháp =COUNTIFS(I8:I23,”Nữ”,J8:J23,”QLHDTTVH37A2″)
Hàm tính tổng SUM
Hàm tính tổng SUM là hàm excel cơ bản mà bất kỳ ai học excel cũng đều phải biết. Hàm SUM là hàm tính tổng của một dòng hay một cột tùy thuộc vào cách thức của người sử dụng. Cú pháp hàm SUM: =SUM(number1,number2,…) Nếu là vùng chọn bạn có thể sử dụng cú pháp =SUM(ô đầu tiên:ô cuối cùng)
Xem thêm: Các hàm excel trong kế toán
Hàm tính tổng có điều kiện SUMIF
Hàm tính tổng SUMIF được dùng để tính tổng có kèm theo điều kiện. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng hàm SUMIF để khắc phục các lỗi của hàm excel cơ bản như #VALUE!, #N/A, #p/0!, #NULL và một số lỗi cơ bản khác trong hàm SUM.
Lưu ý: Hàm SUMIF là công thức mảng, bạn phải nhập công thức bằng cách nhấn tổ hợp phím CTRL+SHIFT+ENTER, khi đó, excel có chức năng tự bọc lại công thức trong dấu ngoặc {}
Cú pháp hàm SUMIF: =SUMIF(vùng chọn,“điều kiện”)
Hàm tính tổng với nhiều điều kiện SUMIFS
Hàm tính tổng SUMIFS là hàm tính tổng với nhiều điều kiện khác nhau trong vùng chọn. Khi bạn muốn xuất ra kết quả với từ 2 điều kiện trở lên.
Cú pháp hàm SUMIFS: =SUMIFS(vùng chọn 1,“điều kiện 1”, vùng chọn 2,“điều kiện 2”,…)
Bài viết trên đây đã tổng hợp cho bạn các hàm excel thường dùng trong văn phòng. Với excel, bạn dễ dàng giải quyết công việc và chất lượng công việc hiệu quả hơn. Hi vọng, với các hàm trong excel cơ bản trên đây sẽ nâng cao khả năng máy tính văn phòng và giúp bạn luôn thành công trong công việc.