Hướng dẫn sử dụng hàm đếm số lần xuất hiện trong excel

Hàm đếm số lần xuất hiện trong excel được sử dụng nhanh chóng và đơn giản, rất hữu ích cho dân văn phòng, đặc biệt là kế toán gắn liền với các con số. Ngoài các hàm cơ bản thì bạn cần tìm hiểu thêm hai hàm Countif và hàm Countifs có thể kết hợp dùng trong trường hợp cần thiết.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có ví dụ cụ thể để tìm hiểu thêm thông tin:

1. Hàm đếm số lần xuất hiện trong excel là gì?

Hàm đếm số lần xuất hiện trong excel được dùng để đếm số lần xuất hiện của giá trị nào đó trong bảng Excel. Hàm này được dùng để đếm số ngày công đi làm, số lần đã trực và sản phẩm bán trong một ngày hay một tháng…

Hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel đơn giản
Hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel đơn giản

2. Hàm đếm số lần xuất hiện trong excel gồm những hàm nào?

Đếm số lần xuất hiện trong Excel bằng 2 hàm chính là hàm COUNT và hàm COUNTIF.

2.1. Cú pháp hàm COUNT đếm số lần xuất hiện giá trị trong Excel

Cú pháp sử dụng hàm COUNT như sau: =COUNT(Range)

Trong đó:

  • Range: dãy giá trị muốn đếm trong excel

Cách dùng hàm COUNT đếm giá trị trong excel

Ví dụ này để đếm các phạm vi giá trị không liên tiếp nhau, các bạn hãy đưa tất cả vào công thức hàm đếm COUNT.

Ví dụ minh họa: Để tính ô có giá trị số trong cột B và D thì bạn áp dụng công thức sau đây:

Trong đó:

  • B2:B7 là cột B
  • D2:D7 là cột D.

Hàm được dùng đếm trong 2 cột. Tiếp theo ấn Enter để trả về kết quả.

>>> Bạn có biết: Cách dùng hàm đếm ngày trong Excel với lỗi cơ bản thường gặp

2.2. Hàm Countif – Hàm đếm số lần xuất hiện trong excel

Hàm đếm Countif trong Excel là hàm nâng cao, cũng là hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel kèm theo điều kiện thỏa mãn nhất định. Như vậy, nếu giá trị đó thỏa mãn điều kiện đưa ra thì mới đếm giá trị, nếu không hàm sẽ bỏ qua.

Trên thực tế thì bạn không hay dùng hàm đếm Count mà sử dụng Countif hay Countifs nhiều hơn.

Cú pháp của hàm COUNTIF trong excel

Công thức chung của hàm: =COUNTIF(range;criteria)

Trong đó:

  • Range: phạm vi các ô đếm.
  • Criteria: Tiêu chí kiểm soát các ô nào được tính

Hàm này được áp dụng với trường hợp yêu cầu đếm số lượt hiển thị, thống kê với số lần xuất hiện.

Cách dùng hàm COUNTIF đếm giá trị trong excel

Ví dụ minh họa: Một lớp học có nam và nữ, để thống kê được số lượng học sinh hai giới tính thì bạn hãy áp dụng theo cú pháp của hàm COUNTIF như sau =COUNTIF(C2:C13;”Nam”)

Trong đó:

  • C2:C13 là cột đếm giá trị
  • “Nam” điều kiện để đếm giá trị

Bước 1: Nhập cú pháp trên vào ô muốn trả kết quả về.

Bước 2: Nhấn Enter sẽ trả về kết quả theo yêu cầu.

Khi đó, bạn hãy sử dụng hàm COUNTIF để đếm trong C2:C13 gồm có 7 học sinh có giới tính nam.

2.3. Hàm Countifs đếm số lần xuất hiện giá trị trong excel

Hàm đếm Countifs trong Excel là hàm nâng cao của hàm đếm Count.

Sự khác nhau của hàm Countifs và Countif:

Sự khác nhau ở hai hàm này ở chỗ nó chứa hơn 1 điều kiện để xét. Bạn có thể dùng hàm Countifs trong trường hợp nhiều hơn 1 điều kiện khi xét các giá trị.

Hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel đơn giản
Cách dùng hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel

Cả 3 hàm Count, Countif, Countifs đều là hàm đếm, bạn có thể hiểu và áp dụng trong những trường hợp cụ thể như sau:

Cách dùng hàm COUNTIFS đếm giá trị trong excel

Ví dụ minh họa: Khi thống kê bảng lương cho nhân viên, những người thu nhập trên 15 triệu trong bảng tính Excel thì bạn hãy áp dụng hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel gồm:

Bước 1: Trước tiên, bạn hãy nhập cú pháp hàm =COUNTIFS(C2:C13;”Nhân Viên”;E2:E13;”>1000000″)

Trong đó:

  • E2:E13 là cột thu nhập
  • C2:C13 là cột C chức vụ

Bước 2: Nhấn Enter để trả về kết quả.

Khi đó, kết quả sẽ trả về cột F2 gồm nhân viên có mức thu nhập lớn hơn 10.000.000 đồng.

>>> Xem thêm: Bật mí 3 cách dùng hàm bỏ dấu trong Excel đơn giản

Sự khác nhau giữa 3 hàm: Hàm COUNT, Hàm COUNTIF và Hàm COUNTIFS

HÀM CÔNG THỨC HÀM ÁP DỤNG
Hàm COUNT =COUNT(Range) Hàm COUNT dùng để đếm giá trị không có điều kiện đi kèm
Hàm COUNTIF =COUNTIF(range;criteria) Hàm COUNTIF dùng trong trường hợp gặp những yêu cầu đếm số lượt thống kê, hiển thị và tính số lần xuất hiện
Hàm COUNTIFS =COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2],…) Hàm Countifs được dùng khi có nhiều hơn 1 điều kiện khi xét các giá trị.

Bài viết trên đây giúp bạn tìm hiểu về 3 hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel giúp bạn tổng hợp và phân tích dữ liệu phù hợp. Đồng thời nắm được chức năng của mỗi hàm đếm và áp dụng hiệu quả trong công việc của mình. Chúc bạn thành công!

Rate this post